Automatisation des documents –
questions fréquemment posées

Comment commencer

  1. Nous sommes intéressés par la collaboration - comment commencer ?

    Chaque entreprise est unique. D'habitude, nous commençons à coopérer en organisant un appel téléphonique ou un appel Skype, éventuellement un entretien avec les représentants de l'entreprise, pendant lequel nous écoutons vos idées et besoins, répondons à vos questions et finalement nous recommandons la meilleure solution.

    Ensuite, d'habitude, nous mettons en place une version d'essai gratuite ou un projet pilote pour vous. Nous serons ravis de créer un compte d'essai gratuit, vous montrer le système et aider avec la création des premiers documents.

    Pour commencer, il faut seulement nous contacter par le biais du formulaire ci-dessous ou écrire directement à automation@legito.com.

  2. Pouvons-nous essayer Legito gratuitement ?

    Bien sûr ! Personne ne veut acheter un chat en poche.

    Legito est une solution de Cloud, alors il n'y a aucune nécessité d'installation. Nous serons ravis de créer un compte d'essai gratuit pour vous et nous vous offrirons nos conseils sur l'automatisation gratuitement. Ne vous inquiétez pas, nous vous accompagnerons à chaque étape.

    Pour vous montrer comment ils fonctionnent, nous avons une collection publique des modèles automatisés créés par les avocats utilisant notre plateforme. Ainsi, vous pouvez essayer le travail avec les documents automatisés sur cette collection.

  3. Pouvez-vous installer Legito sur notre propre serveur ?

    Oui, nous pouvons. La majorité des entreprises préfèrent utiliser notre application de notre Cloud sécurisé, mais si vous préférez avoir votre propre serveur, nous pouvons le réaliser. Cependant, il faut garder à l'esprit que le maintien de l'application et son actualisation peuvent être plus compliqués.

  4. Combien cela coûtera-t-il ?

    Nous serons ravis de créer un compte d'essai gratuit pour vous.

    Le prix de la licence dépend des besoins individuels de chaque client. Il dépend :

    • du nombre de documents automatisés
    • du nombre de documents générés par mois
    • de l'espace de stockage
    • et du nombre d'employés.

    Vu que notre application existe sur un Cloud sécurisé, c'est-à-dire qu'il n'y a pas de nécessité d'installation compliquée ou d'achat de logiciels supplémentaires, le prix de la version de base est environ quelques centaines d'euros par mois. La version de base contient la possibilité de créer plusieurs types de documents, pour que vos employés s'habituent à utiliser Legito dans leur travail quotidien. Le prix de la licence croît avec le nombre de modèles utilisés et documents générés.

Création de documents

  1. Comment les modèles de contrats automatisés sont-ils créés dans Legito ?

    Notre éditeur facile à utiliser ressemble beaucoup à Word. Et notre fonction du glisser-déposer rend la création de modèles intuitive et rapide.

    Des centaines d'avocats de tous les groupes d'âge déjà travaillent avec notre éditeur. Ils y ont déjà créé des milliers de documents automatisés. Ils sont même surpris par la simplicité de son utilisation.

    Voici une courte démonstration vidéo qui montre le travail avec notre éditeur :

  2. Puis-je facilement modifier les modèles automatisés ?

    Oui, modifier les modèles est aussi facile que les créer. Il ne faut que modifier le modèle de document, le sauvegarder et il est prêt à être utilisé. À partir de là, la version actualisée sera disponible pour tous vos employés.

    Si un problème avec un document apparaît et vous voulez revenir à la version précédente, ce n'est pas du tout un problème. Legito sauvegarde toutes les versions sauvegardées précédentes de modèles de vos documents.

  3. Puis-je créer plusieurs versions d'un document dans Legito ?

    Oui, Legito contient cette fonctionnalité. Le plus souvent, elle est utilisée par le service juridique de l'entreprise pour modifier les contrats créés par d'autres services. Elle est aussi utile dans les cabinets d'avocat où les avocats expérimentés ont besoin de vérifier les contrats créés par leurs collègues moins expérimentés.

    Cette fonctionnalité peut être utilisée à la négociation sur le contenu du contrat avec l'autre partie. Simplement partagez le lien vers le contrat avec l'autre partie, qui pourra proposer ses modifications et ensuite vous verrez ce qui a été modifié.

  4. Vous nous enseignerez comment créer des modèles configurables ?

    Bien sûr ! Nous avons un tutoriel vidéo qui explique et montre le travail avec notre éditeur pour créer des modèles automatisés, alors la formation de nouveaux collègues sera super facile.

    Nous avons déjà automatisé des milliers de modèles de documents. Notre équipe d'assistance expérimentée sera ravie de vous aider à automatiser votre document ou sa partie.

    Notre support technique parle anglais, allemand, espagnol, français, russe, polonais, tchèque, slovaque et serbe.

    Bien entendu, le programme de formation initiale fait partie de notre service.

  5. Pouvons-nous configurer la conception de documents ?

    Oui, vous pouvez. Tout simplement uploadez un document Word sur Legito pour montrer la conception souhaitée. À partir de là, notre système générera les documents avec cette conception.

    L'avantage de cette solution est qu'en modifiant votre logo, siège ou une autre partie de votre image de marque, vous n'êtes pas obligés de modifier tous les documents Word - uniquement les modèles. Et à partir de là, tous vos employés généront les contrats avec la nouvelle conception.

    Vous pouvez enregistrer plusieurs modèles Word sur Legito et ensuite choisir quel modèle vous souhaitez utiliser pour la conception du document généré actuel. Cela est particulièrement utile pour les entreprises avec des filiales ou entreprises partenaires aux marques différentes. Cette fonction est également utile pour les cabinets d'avocat avec des grands clients qui ont besoin de faire créer les documents avec la conception basée sur leur image de marque.

    Tout mentionné ci-dessus est valable aussi pour la génération des documents PDF.

  6. Quels langues et pays maîtrisez-vous ?

    Notre système sait traiter toutes les langues écrites de manière linéaire, c'est-à-dire de gauche à droite ou de droite à gauche. Après, c'est à vous de décider quelles versions linguistiques vous allez créer.

    Si vous êtes une entreprise internationale et vous avez besoin de diviser les contrats selon les différents pays, notre système sait le faire également !

    Notre support technique parle anglais, allemand, espagnol, français, russe, polonais, tchèque, slovaque et serbe.

  7. Comment puis-je placer mes documents Word dans Legito ?

    La chose essentielle pour l'automatisation de documents et l'analyse des données est que les textes soient en forme structurée, que les ordinateurs comprennent. C'est la raison pour laquelle il est impossible d'uploader les documents Word entiers dans notre éditeur - il faut les décomposer en parties.

    Nous serons ravis de vous aider à transférer vos documents Word à Legito. Certaines entreprises laissent l'automatisation directement à nous en nous envoyant leurs documents Word avec des instructions. Nous nous occuperons du reste.

Intégration avec d'autres systèmes

  1. Pouvez-vous envoyer vos spécialistes à notre entreprise ?

    Oui, nous serons ravis d'envoyer nos spécialistes en intégration avec autres systèmes dans votre entreprise. Nous réalisons, que parfois le support physique dans l'environnement du client est la meilleure option. Nous le faisons surtout quand il s'agit des vastes intégrations (par exemple dans les banques).

    La période que notre équipe passe dans votre entreprise dépend du degré d'intégrations. En cas de besoin, notre équipe est ravie de passer des mois ou même des années dans votre entreprise, veillant à ce que tout soit bien intégré.

    Les intégrations sont effectuées par nos partenaires d'intégration formés, qui opèrent presque partout dans le monde.

  2. Pouvons-nous nous connecter à Legito sur le site web de notre entreprise ?

    Oui, vous pouvez. Connectez-vous à votre compte et copiez un simple code que l'administrateur de votre site collera à l'endroit correspondant.

  3. Legito peut-il recevoir des données des autres systèmes / envoyer des données aux autres systèmes ?

    Oui, Legito sait recevoir des données des autres systèmes et les insérer dans différentes parties de documents ou il sait créer des documents basés sur ces données. Il sait également envoyer des données insérées dans les documents par le biais de notre interface utilisateur.

    L'envoi et la réception sont assurés par notre API.

  4. Puis-je générer un document sans être obligé d'ouvrir Legito ?

    Oui, vous pouvez. Grâce à l'option de recevoir/envoyer les données vous pouvez générer un document "en arrière-plan" sans être obligé d'ouvrir Legito. Cette option est le plus souvent utilisée par les employés des entreprises qui ont besoin d'une génération rapide des documents pour leurs clients (chez les succursales bancaires, compagnies d'assurance, opérateurs mobiles etc.).

  5. Puis-je voir la documentation de votre API ?

    Bien sûr ! Veuillez télécharger la documentation de notre API. Si vous avez des questions sur notre API, contactez-nous.

    En cas de questions, nous sommes à votre disposition sur l'adresse e-mail : automation@legito.com. N'hésitez pas à nous contacter !

Autres fonctions

  1. Que Legito peut-il faire concernant la Gestion électronique des documents (GED) ?

    Dans Legito vous pouvez tenir des dossiers des documents, créer leurs versions, activer différents statuts et personnes qui gèrent les documents à ce moment-là.

    Vous pouvez attribuer une variété d'autorisations pas seulement aux individus, mais aussi aux documents particuliers (les documents peuvent être marqués comme confidentiels - uniquement les personnes qui ont le droit d'afficher les documents confidentiels les verrons).

    Dans notre GED, il est possible de filtrer les documents selon certains critères. Legito contient également un modèle analytique qui vous permet d'analyser facilement le contenu des documents et créer des rapports.

    Puis, Legito peut automatiquement vous notifier les dates limites dans les contrats ou dans les autres documents.

    Une autre fonctionnalité remarquable est la possibilité de configurer quels statuts peuvent être attribués aux documents et ainsi grouper les documents et les gens facilement.

    Legito fonctionne également comme un espace de rangement des documents. Le plus souvent, nos clients l'utilisent pour attribuer les scans des documents signés aux différents dossiers.

    Les données peuvent être exportées à Excel.

    Exemple : Le directeur des ventes remplit et configure un modèle de contrat automatisé, active le statut "prêt à être vérifié" et l'attribue à l'avocat de l'entreprise. L'avocat a une liste des contrats prêts à être vérifiés. Lorsqu'il le fait, il peut attribuer le document corrigé au chef de projet et activer le statut "prêt à être signé". Lorsque le chef de projet signe le document, il active le statut "signé", ajoute le document scanné dans le dossier et l'attribue à la personne responsable de l'administration des contrats.

  2. Comment les notifications des dates limites dans les contrats fonctionnent-elles ?

    En créant les modèles de documents configurables, cochez la case où les utilisateurs saisissent la date d'expiration du contrat, la date de paiement et/ou la date de remise.

    En réglant les documents ou remplissant les modèles, les utilisateurs saisissent des données dans les cases correspondantes et Legito vous enverra des notifications avant chaque date.

    Legito sait également détecter les dates et les inscrire automatiquement à votre calendrier (ex. calendrier Google).

    Même après la création du document vous pouvez y ajouter des données à l'aide de notre module de gestion de documents, ex. la date de signature ou date d'expiration.

    Vous pouvez également ajouter des données dans les dossiers des documents externes.

  3. Votre solution de Cloud, est-elle sécurisée ?

    Absolument. La sécurité des données de nos clients est notre priorité.

    Notre serveur a obtenu la cote de sécurité la plus haute (5 étoiles) de Datacenter Star Audit (DCSA) et il est aussi certifié TÜV selon ISO 27001.

    La connexion entre votre ordinateur et notre serveur ainsi que les mots de passe enregistrés sont cryptés (salted SHA-1). Nous ne sauvegardons pas les fichiers PDF et Word définitivement, ils sont automatiquement et immédiatement supprimés après avoir été téléchargés ou envoyés sur e-mail.

    Dans notre système, vous pouvez effacer définitivement toutes les données insérées dans les documents.

    Sur demande de nos clients nous sommes mêmes capables de crypter le contenu des documents.

    Pour plus d'informations sur les éléments de sécurité, n'hésitez pas à nous contacter.

  4. Legito peut-il servir aussi d'espace de stockage de nos documents scannés et autres fichiers ?

    Bien sûr, il peut. Vous pouvez insérer des fichiers dans les dossiers individuels quelque soit leur type ou quantité.

  5. Puis-je configurer les droits des employés individuels dans Legito ?

    Oui. Legito permet de configurer une grande variété d'autorisations pour chaque employé et grouper les employés en catégories (départements).

    Les documents peuvent être marqués comme confidentiels - uniquement les personnes qui ont le droit d'afficher les documents confidentiels les verrons.

  6. Comment votre analyse fonctionne-t-elle ?

    Legito vous permet d'analyser les données de vos contrats et d'autres documents et de les transformer en rapports sous forme des graphiques.

    Vous sélectionnez les documents et leurs parties que vous voulez analyser, éventuellement vous pouvez ajouter un contexte. Ensuite, notre système analyse tous ces documents et crée des statistiques et graphiques, que vous pouvez exporter.